Hovedformålet med Bestillerutvalget er å fremme og kvalitetssikre IKT forslag[1] fra kommunene samt bidra til en effektiv dialog mellom eierkommunene og ROR-IKT. Den til enhver tid gjeldende digitaliseringsstrategi skal være veiledende og retningsgivende for arbeidet i Bestillerutvalget.
Bestillerutvalget er en rådgivende funksjon for daglig leder ROR-IKT.
Organisering
Hver kommune utpeker sin(e) representant(er) i Bestillerutvalget. I tillegg utpeker ROR-IKT sitt medlem som representerer ROR-IKT som bestiller. Daglig leder ROR-IKT er leder for Bestillerutvalget, ref. vedtektene for ROR-IKT.
Kommunene skal ha følgende stemmevekt i Bestillerutvalgets innstillinger: Aukra 1, Molde 1, Rauma 1 og Vestnes 1.
Bestillerutvalget består av en bestiller fra hver kommune. Faggruppene rapporterer til bestillerutvalget. Faggruppene kan velge å opprette arbeids- eller prosjektgrupper. Bestiller i hver kommune kan velge å opprette en digitaliseringsgruppe.
Bestiller i hver kommune kan velge å opprette en egen digitaliseringsgruppe for sin kommune, se for øvrig figur ovenfor.
Det skal avholdes jevnlige møter i bestillerutvalget – to uker forut for styremøtene i ROR-IKT. Det skal videre avholdes møter med faggruppelederne 2 ganger pr. år.
Forventninger
Bestillerutvalgets medlemmer har en viktig koordineringsoppgave i egen kommune. Det forventes at medlemmene informerer og følger opp egen organisasjon ifht. arbeidet i Bestillerutvalget, eksempelvis beslutninger, initiativer, tiltak og aktiviteter.
Bestillerne må gjennom sin deltakelse og bidrag inn i Bestillerutvalget samt i egen digitaliseringsgruppe, sørge for at arbeidet henger sammen med egen kommunes digitaliseringsarbeid og prioriteringer.
[1] IKT forslag = forslag til en ny tjeneste eller sett av tjenester som ikke er definert i tjenestekatalogen, eller forslag til endring i eksisterende tjeneste.
Mandat Bestillerutvalg
- Bidra til utarbeidelse og oppfølging av ROR-IKTs felles digitaliseringsstrategi
- Kartlegge behov og ønsker for IKT-tjenester i den enkelte kommune
- Samordne og prioritere IKT forslag på tvers av kommunene
- Ansvar for etablering og oppfølging av de interkommunale faggruppene, samt å definere hvilke fagfelter med tilhørende systemer som hører til under de ulike faggruppene.
- Sammen med daglig leder ROR-IKT prioritere prosjekter og investeringer.
- Ansvar for å etablere og være oppdragsgiver for interkommunale digitaliseringsprosjekter.
- Rapportere om eget arbeid til styret og andre faggrupper gjennom publisering på Teams-området. Dette inkluderer bl.a. utredninger, iverksatte tiltak, beslutninger, innstillinger, rapporter, referater og annen statusinformasjon.
- Dersom Bestillerutvalget ikke kommer til enighet, skal saken løftes til styret i ROR-IKT
Godkjent av styret for ROR-IKT 14.04.2021 - sak PS-6/21