Formål

Styret er ansvarlig for ledelsen av virksomheten i henhold til lov og vedtekter. Virksomheten skal utføres i samsvar med virksomhetens vedtektsfestede formål, samt retningslinjer, rammebetingelser og pålegg gitt av eier.

Samarbeidets avtalefestede formål er:

«ROR-IKT skal ivareta deltakerkommunenes oppgaver knyttet til drift, service, forvaltning og utvikling av informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT), samt inngåelse og oppfølgning av avtaler om kjøp av tjenester og varer fra eksterne leverandører innenfor dette området.

ROR-IKT skal gjennom målrettet bruk av informasjons- og kommunikasjonsteknologi fremme utvikling av tjenesteproduksjon, publikumsservice og administrative tjenester i deltakerkommunene.

Samarbeidet kan også ivareta slike oppgaver for andre enn deltakerkommunene innenfor de rammer styret fastsetter..»

Møteplan, innkalling med mer

Daglig leder skal minimum en gang i året sammen med styreleder sette opp forslag til møteplan og hovedagenda for styremøter i den kommende styreperioden. Det skal avholdes minimum fire faste styremøter pr. år.

Styrets medlemmer innkalles pr. post/mail og i alminnelighet med en ukes varsel. Innkallingen skal inneholde en dagsorden som angir hvilke saker som skal behandles.

Styrets leder skal sørge for behandling av aktuelle saker som hører inn under styret. Både styrets medlemmer og daglig leder kan kreve at styret behandler bestemte saker.

Styremedlemmer som er forhindret fra å delta på styremøtene, skal så snart som mulig varsle styrets leder.

Saksforberedelse og dokumentasjon

Daglig leder er ansvarlig for forsvarlig forberedelse og dokumentasjon av saker styret skal behandle.
Saksdokumentene skal i alminnelighet være styremedlemmene i hende en uke før styremøtene, med mindre særlige grunner foreligger. Saksdokumentene skal inneholde et tilfredsstillende beslutningsgrunnlag samt administrasjonens forslag til vedtak. Dokumentasjonen skal være så konkret og kortfattet som mulig. I saker som krever vedtak fra styret, skal forslag til vedtak
fremlegges.

Protokoll

Styreleder sørger for at det føres protokoll fra så vel styremøter som styrebehandling uten møter. Den skal minst angi tid og sted, deltakere, behandlingsmåten og styrets vedtak.

Daglig leder fungerer som styrets sekretær og protokollfører.

Er styrets beslutning ikke enstemmig, skal det angis hvem som har stemt for og imot. Styremedlem som ikke er enig i en beslutning, kan kreve sin oppfatning ført i protokollen.

Styreprotokollen skal sendes til styremedlemmene senest 1 uke etter at styremøte er avholdt.
Styremedlemmene har da 1 ukes frist til å komme med merknader til daglig leder om forhold som kreves endret eller inntatt i protokollen.

Behandling i møte

Styrets leder eller den styreleder utpeker skal stå for presentasjon av den enkelte styresak.

Vedtak i styret treffes som flertallsvedtak. Styret er beslutningsdyktig når representanten fra Molde kommune og minst 2 andre medlemmer er tilstede. Vedtak gjøres med alminnelig flertall med mindre annet er fastsatt i disse vedtekter. Ved stemmelikhet teller leders stemme dobbelt.

Styrebehandling utenfor møte

Saker som betryggende kan behandles uten møte, kan behandles i telefonkonferanse eller på den måten styrets leder bestemmer i samråd med daglig leder.

Saker av vesentlig betydning for samarbeidet kan ikke behandles utenfor møte, med mindre saklig grunn foreligger. Det tenkes her på saker i følgende kategorier: betydelige investeringer og inngåelse av andre avtaler av stor betydning for samarbeidet, oppsigelse av daglig leder eller andre sentrale
ansatte.

Daglig leder

Daglig leder står for den daglige ledelsen av virksomheten og skal følge de retningslinjer og pålegg styret har gitt. Styret har instruksjonsmyndighet overfor daglig leder. Saker av uvanlig art eller vesentlig betydning skal forelegges styret. Hvis dette ikke er mulig og ikke kan avventes uten vesentlig ulempe for samarbeidet, skal styret snarest underrettes om den avgjørelsen daglig leder har tatt.

Det er utarbeidet egen instruks for daglig leder.

Det skal i den grad det er behov for det, være et nært samarbeid mellom styreleder og daglig leder også mellom styremøtene.

Styret og det enkelte styremedlem kan til enhver tid kreve at daglig leder gir styret eller styremedlemmet en nærmere redegjørelse om bestemte saker.

Styrets opptreden utad

Styrets leder skal, som hovedregel, uttale seg på vegne av styret Styreleder kan gi daglig leder eller andre fullmakt til å gi informasjon.

Egenevaluering

Styret skal minimum en gang i året evaluere sitt eget arbeid og foreslå forbedringer.

Styret beslutter disposisjoner som etter samarbeidets forhold er av vesentlig art eller av stor betydning, samt fører tilsyn med at samarbeidet ledes i overensstemmelse med vedtak fattet av styret, vedtektene og lovgivningen for øvrig. Styret skal:

• Påse at virksomheten er forsvarlig organisert. I dette ligger bl.a. tilsetting av daglig leder.
• Fastsette mål, planer/strategier og sørge for at samarbeidets medarbeidere er kjent med disse.
• Fastsette retningslinjer for arbeidsdeling, bemyndigelser og instrukser mellom styret og daglig leder.
• Føre tilsyn med daglig leders forvaltning av samarbeidets ressurser, mål og strategier.
• Påse at virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggendekontroll.
• Foreta oppfølging av budsjetter og lignende, herunder samarbeidets ramme, måloppnåelse, vesentlige funksjoner, finansieringsforhold, investeringer og særlige risikoer.
• Gjennomgå samarbeidets perioderegnskaper i løpet av hvert regnskapsår og vurdere avvik fra budsjett, samt behov for budsjettkorreksjoner/korrigerende tiltak.
• Sørge for at styrets årsberetning blir skrevet i henhold til gjeldende lovgivning.
• Vedta og underskrive samarbeidets årsregnskap.

Vedtatt i styremøte 03.09.2014