Organisering

Der er definert fem samstyringsutvalg, hvorav tre følger den velkjente sektorinndelingen:

1.     Oppvekst og utdanning

2.     Helse, sosial og velferd

3.     Samfunn og infrastruktur

Et samstyringsutvalg understøtter alle de kommunale tjenestene:

4.     Administrative tjenester

ROR-IKTs virksomhetsforum utgjør samstyringsutvalg for:

5.     Teknologiråd (ROR-IKT)

Samstyringsutvalgene er viktige for beslutninger om og forankring av digitaliseringsinitiativer, og skal besettes med personer på kommunalsjefsnivå. Kommunene velger sine egne deltakere i samstyringsutvalgene. Hver kommune samt ROR-IKT skal ha minimum én representant i hvert samstyringsutvalg. Det er kommunenes ansvar å sørge for at kommunen er tilfredsstillende representert i alle samstyringsutvalg. Lederen for hvert utvalg skal velges blant en av kommunenes representanter. I tillegg skal det sitte én tillitsvalgt i hvert samstyringsutvalg. Arbeidstaker­organisasjonene velger selv hvem som sitter i de ulike utvalgene, men det er en fordel dersom den tillitsvalgte har en bakgrunn eller relasjon til utvalgets fagområde.

Samstyringsutvalget utpeker en representant fra en av kommunene som sammen med ROR-IKT sin rådgiver vil representere ROR-kommunene i relevant fagnettverk i DigiMR.

Samstyringsutvalgene kan etablere prosjekt- eller arbeidsgrupper eller utnytte tjenestegruppene for arbeid med eller utredning av digitaliserings­initiativer.

Det skal avholdes jevnlige møter i samstyringsutvalgene etter behov - hyppigheten vurderes i det enkelte utvalg. Hastesaker skal kunne behandles mellom møtene.

Rollebeskrivelser

Deltakelse i samstyringsutvalgene medfører et ansvar og det forventes at deltakerne bidrar aktivt i utvalgets arbeid samt bistår med informasjonsspredning og koordinering av aktiviteter i egen kommune. Samstyringsutvalgene har anledning til å kalle inn spesialistkompetanse ved behov eller etter tema.

Leder (kommunene)

Lederen i samstyringsutvalget sørger for å holde aktivitet i gruppen, samler inn forslag til og utarbeider agenda for utvalgsmøtene, i samarbeid med ROR-IKTs rådgiver. Lederen er ansvarlig for å lede møtene og rapportere om gruppens aktiviteter i utvalgets dedikerte teams-kanal.

Medlem (kommunene)

Kommunens medlem(mer) har ansvar for å sørge for koordinering internt i sin egen kommune og for å involvere de ulike fagmiljøene innenfor sitt eget ansvarsområde. Medlemmene må også sørge for at utvalgets delportefølje reflekterer egen kommunes digitaliseringsarbeid og prioriteringer.

Rådgiver (ROR-IKT)

ROR-IKT rådgiver fungerer som sekretariat for samstyringsutvalget og støtter utvalgets arbeid innenfor sitt ansvarsområde. I tillegg sørger ROR-IKTs rådgiver for IKT-faglige vurderinger i utvalgets arbeid.

Rådgiveren er bindeledd mellom samstyringsutvalg og tjenestegrupper, samt mellom samstyrings­utvalg og porteføljekontor.

ROR-IKTs rådgiver er merkantilt ansvarlig for fagsystemer innen eget ansvarsområde og tar hånd om kontraktsforvaltning og leverandøroppfølging.

ROR-IKTs deltaker samarbeider tett med utvalgets leder, sørger for aktivitet i gruppen og bistår utvalgsleder aktivt med utarbeidelse av møteagenda, gjennomføring av møtene og referatføring.

ROR-IKTs deltaker vil sammen med en annen representant fra en av kommunene representere ROR-kommunene i relevant fagnettverk hos DigiMR.

Tillitsvalgt (kommunene)

De tillitsvalgte i samstyringsutvalgene har et utvidet ansvar for informasjonsspredning på tvers av foreningene og på tvers av kommunene. Det vil være en fordel om tillitsvalgte har en tilknytning til faget som samstyringsutvalget har ansvar for. Tillitsvalgte har talerett, men ikke stemmerett i samstyringsutvalget.

Mandat for samstyringsutvalgene

Samstyringsutvalgene arbeider for digital tjenesteutvikling innenfor eget område:

• Delta i utarbeidelse av felles strategi og handlingsplan for digital transformasjon
• Utarbeide målbilde for eget tjenesteområde basert på felles strategi og handlingsplan
• Identifisere felles behov på tvers av kommunene innenfor eget fagområde
• Prioritere og levere omforent delportefølje
• Ha et tverrsektorielt og tjenstlig perspektiv (sammenhengende tjenester og behov)
• Arbeide for standardiserte arbeidsprosesser og enhetlig innføring av nye tjenester og systemer
• Sikre forankring og beslutninger innenfor sitt tjenesteområde
• Sikre at riktig kompetanse og kapasitet fra kommunene er tilgjengelig
• Oppfølging av gevinstestimering og -realisering, samt evaluering av gevinstoppnåelse.