I juli 2018 fikk Norge en ny personopplysningslov. Loven består av nasjonale regler og EUs personvernforordning (GDPR - General Data Protection Regulation). Forordningen er et sett regler som gjelder for alle EU/EØS-land..

Det blir strengere krav til dokumentasjon og risikovurderinger for virksomheter og de registrertes rettigheter er på flere områder styrket.

De nye reglene innebærer blant annet:

• Mer åpenhet rundt innsamling og bruk av personopplysninger. Den som ber om samtykke til å bruke opplysninger skal gi klar og tydelig informasjon om hvordan personopplysningene skal brukes.
• Bruk av personopplysninger skal begrunnes og begrenses. Det vil ikke være lov å samle inn eller lagre personopplysninger man ikke trenger. Opplysninger som det ikke lenger er behov for, skal slettes. Uriktige eller ufullstendige opplysninger skal rettes.
• Under visse betingelser kan man ha en rett til å ta med seg personopplysninger fra en virksomhet til en annen.
• Den enkelte får i visse tilfeller en rett til å protestere mot behandling av sine personopplysninger.
• Den enkelte kan slippe at det blir truffet viktige avgjørelser om ham eller henne basert på en helautomatisert behandling av personopplysninger.
• Den enkelte kan slippe at det blir truffet viktige avgjørelser om ham eller henne basert på en helautomatisert behandling av personopplysninger.
• Det blir adgang til å ilegge et betydelig høyere gebyr ved overtredelse av reglene

ROR-IKT samler inn og behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre de lovpålagte oppgavene våre og andre tjenester.

Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem til nødvendige parter som inngår i behandlinga. 

Dersom ROR-IKT ønsker å behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre de lovpålagte oppgavene våre, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra deg opplysningene og hva som er formålet med behandlinga av personopplysningene. (for eksempel en spørreundersøkelse).

For ROR-IKT skal kunne levere tjenester til deg som innbygger er det nødvendig å behandle personopplysninger. Det gjelder også i relasjon til ROR-IKTs ansatte, foreninger, virksomheter og andre samarbeidspartnere.

Her er noen sentrale lover og forskrifter som regulerer ROR-IKT sin behandling av personopplysninger:

• Europeisk personvernforordning (GDPR) regulerer kommunen sin behandling av personopplysninger.
• Ny personopplysningslov utfyller personvernforordninga (GDPR) på enkelte område.
• Offentlighetslova med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument er unntatt offentlighet. ROR-IKT praktiserer meroffentlighet, som vil si  at ROR-IKT så langt det er mulig etterstreber at dokument skal være offentlige. Dokumenter som ikke er unntatt, er tilgjengelig i offentlig journal på nettsida.
• Forvaltningslova inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saka di vil bli behandla. Som part i saka har du spesielle rettigheter, blant annet om innsyn i sakas dokument.
• Arkivlova inneholder blant anna regler for hvordan dokument blir lagra, samt avlevering til arkivinstitusjon.
• Opplæringslova inneholder regler om blant anna innsamling, bruk og lagring av opplysninger til bruk i grunnskolen og ungdomsskolen
• Helseregisterlova inneholder regler om hvordan helseopplysninger som blir samla inn vil bli behandla, samt hvordan de blir sikra, hvem som har tilgang og om de kan utleveres til andre.

Andre aktuelle lover som gir anledning for ROR-IKT til å behandle personopplysninger for å oppfylle ROR-IKT sine lovpålagte oppgaver:

• Kommuneloven
• Arbeidsmiljøloven
• Barnevernloven
• Sosialhelsetjenesteloven
• Helse- og omsorgstjenesteloven
• Helsepersonelloven
• Helseregisterloven
• Folketrygdloven
• Nav-loven
• Regnskapsloven
• E-kom loven

Samtykke

I noen tilfeller kan ROR-IKT behandle personopplysninger om deg basert på samtykket ditt. Du vil i slike tilfeller bli informert om hva behandlinga går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke til behandlinga av personopplysningene dine.  Du kan når som helst trekke samtykket ditt til behandling av personopplysninger tilbake. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å kontakte sentralbordet hos ROR-IKT.

ROR-IKT henter inn nødvendig informasjon fra deg når du søker om en tjeneste fra ROR-IKT.

Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til innbyggerne våre, kan vi, dersom det er nødvendig, hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre, eksempelvis ligningsopplysninger eller andre opplysninger fra Skatteetaten, NAV eller Folkeregisteret. Vi kan også be deg om å opplyse annen type informasjon når du eksempelvis søker om en tjeneste.

Du har alltid rett til å få vite hvor vi henter opplysninger om deg i forbindelse med tjenestene dine i ROR-IKT. Det enkelte tjenesteområde skal opplyse om dette når du søker om en tjeneste.

ROR-IKT behandler personopplysninger som blant annet

• oppholdssted og kontaktinformasjon (for eksempel postadresse, bostedsadresse, e-postadresse og telefonnummer)

Du kan lese mer på Datatilsynet sine sider om hva som blir regnet som personopplysninger

Ansatte i ROR-IKT skal kun behandle personopplysningene dine når det er nødvendig for oppgaveløsningen.

Behandling av opplysninger skjer innenfor strenge juridiske rammer. Disse skal sikre personvernet ved å gi forutsigbarhet i hvilke opplysninger som samles inn, hvem som får bruke dem og hva de kan brukes til. Alle medarbeidere har en streng taushetsplikt om formues- og inntektsforhold, samt andre økonomiske, bedriftsmessige og personlige forhold som de får adgang til i arbeidet.

ROR-IKT har store mengder personopplysninger, noe som stiller høye krav til sikkerhet. Kravene til sikkerhet ivaretas blant annet gjennom fysisk sikkerhet (kontroll med hvem som har fysisk adgang til bygningene våre, IT-sikkerhet (brannmur, sikre datalinjer), kontroll med hvem som har tilgang til systemene vi bruker og internkontroll.

Vi lagrer opplysninger så lenge det er nødvendig for å utføre våre lovpålagte oppgaver. Opplysninger vil som hovedregel slettes når dette behovet faller bort, med mindre vi har en lovpålagt plikt til å oppbevare dem etter annet regelverk, som for eksempel arkivloven.

Innsyn

Du har rett til å få vite hvilke personopplysninger vi behandler om deg, og du har rett til å få en kopi av personopplysningene vi har registrert. Hvis du ber om innsyn kan du blant annet få svar på:

• hvor dine personopplysninger er hentet fra
• hvilke formål (oppgaver) vi behandler dine personopplysninger for  
• om personopplysningene er blitt gitt videre, og til hvem

Du kan henvende deg til postmottaket i ROR-IKT (e-post)

Unntak fra innsynsretten

Vi kan i enkelte tilfeller nekte deg innsyn dersom dette er nødvendig og vilkårene for det er oppfylt. Dette kan for eksempel være av hensyn til avdekking av brudd på skattelovgivning, eller av hensyn til vern av andre personer.

Retting av feil

Hvis du oppdager at ROR-IKT har registrert uriktige, utdaterte eller ufullstendige opplysninger om deg, har du rett til å få disse rettet eller oppdatert.  

Hvis retting av feil gjelder opplysninger som er sendt inn av andre, må henvendelser om feil rettes til kilden, som for eksempel din arbeidsgiver.

Mulighet til å klage

Hvis du mener at ROR-IKT behandler dine personopplysninger i strid med regelverket, kan du sende inn en klage. Du finner mer informasjon om klageadgangen på datatilsynets nettsider.

ROR-IKT har et personvernombud som du kan kontakte om du har spørsmål om ROR-IKT sin behandling av personopplysninger. Personvernombudet skal arbeide for å ivareta personvernet på en god måte, både for ansatte og innbyggerne.

Kontaktinformasjon:

Henrik Syversen
personvernombud
Interkommunalt arkiv Møre og Romsdal IKS
Tlf. 412 62 364
henrik.syversen@ikamr.no
www.ikamr.no