1. Deltakere i dette vertskommunesamarbeidet

Deltakerne i vertskommunesamarbeidet (deltakerkommunene) er: 

• Aukra kommune, org.nummer 964 981 337, Nyjordvegen 12, 6480 Aukra 

• Hustadvika kommune, org.nummer 921 133 642, Tingplassen 1, 6440 Elnesvågen 

• Molde kommune, org.nummer 921 221 967, Rådhusplassen 1, 6413 Molde 

• Rauma kommune, org.nummer 864 980 902, Vollan 8A, 6300 Åndalsnes

• Vestnes kommune, org.nummer 939 901 965, Brugata 10, 6390 Vestnes 

2. Vertskommune og samarbeidskommuner

Molde kommune er vertskommune. De øvrige deltakerkommunene er samarbeidskommuner. 

Navn på vertskommunesamarbeidet er “Vertskommunesamarbeidet ROR-IKT" (kortform: “ROR-IKT").  

3. Oppgaver og myndighet som tillegges vertskommunen

3.1 Oppgaver og myndighet

Vertskommunen skal ivareta deltakerkommunenes oppgaver knyttet til kundeservice, drift, forvaltning og utvikling av informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT), samt inngåelse og oppfølging av avtaler om kjøp av tjenester og varer fra eksterne leverandører innenfor dette området. I forbindelse med dette kan vertskommunen treffe beslutninger i samsvar med tjenestenivåerklæringen. 

Gjennom målrettet bruk av informasjons- og kommunikasjonsteknologi fremme utvikling av tjenesteproduksjon, publikumsservice og administrative tjenester i deltakerkommunene. 

Samarbeidet skal være en pådriver for innovasjon og digital transformasjon i deltakerkommunene og skal arbeide for en fortsatt sterk konsolidering og samkjøring av digitaliseringsløsninger. ROR-IKT skal ha som målsetning å tilby helhetlige, felles løsninger og arbeide aktivt med automatisering og forbedring av arbeidsprosesser, samt fremme forslag om samdrift av tjenesteproduksjon i deltakerkommunene. 

4. Samarbeid og samarbeidsråd

4.1 Samarbeidsråd

Kommunedirektøren i vertskommunen skal kalle inn samarbeidskommunene til samarbeidsråd. Samarbeidsrådet skal møtes minst hvert kvartal og ellers når en av kommunedirektørene i en av deltakerkommunene ber om det. 

På møte i samarbeidsrådet deltar kommunedirektørene i deltakerkommunene eller disses stedfortredere/den kommunedirektøren selv utpeker/bemyndiger. 

Kommunedirektøren i vertskommunen leder møtene i samarbeidsrådet. 

Samarbeidsrådet skal diskutere disposisjoner som etter samarbeidets forhold er av vesentlig art eller av stor betydning, som for eksempel:

1. Budsjett og økonomiplan, herunder tjenesteuttaksprinsippet som angitt i pkt. 6 nedenfor
2. Strategi og handlingsplaner. 
3. Endringer i tjenestenivåerklæringen. 
4. Større strategiske beslutninger med betydning for styring og tjenesteutvikling (f.eks. bytte av system for lønn, personal, regnskap eller saksbehandling.) 
5. Regnskap, herunder perioderegnskap. 
6. Årsberetning.

Gjennom diskusjonene i samarbeidsrådet tilstrebes enighet mellom deltakerkommunene når det gjelder forhold av vesentlig art eller av stor betydning. 

4.2 Porteføljeråd

Det skal være et interkommunalt porteføljeråd som koordinerer arbeidet mellom deltakerkommunene. 

Hovedformålet er å fremme og kvalitetssikre digitaliseringsinitiativer fra kommunene samt bidra til en effektiv dialog mellom deltakerkommunene. Den til enhver tid gjeldende strategi for digital transformasjon skal være veiledende og retningsgivende for arbeidet i Porteføljerådet. 

Porteføljerådet er en rådgivende funksjon for daglig leder ROR-IKT. 

Kommunedirektørene i deltakerkommunene tilstreber enighet om mandat for Porteføljerådet. 

4.3 Interkommunale faggrupper

Det skal være interkommunale faggrupper som koordinerer arbeidet mellom deltakerkommunene på de ulike fagområdene 

Hovedformålet er å bidra faglig til utvikling av nye tjenester og videreutvikling av eksisterende tjenester for deltakerkommunene. Faggruppene skal ha et utviklingsorientert fokus. Den til enhver tid gjeldende felles strategi for digital transformasjon for deltakerkommunene skal være veiledende og retningsgivende for arbeidet i faggruppen. 

Kommunedirektørene i deltakerkommunene tilstreber enighet om mandat for faggruppene. 

4.4 Innovasjonsråd

Hver kommune har anledning til å etablere et Innovasjonsråd. Innovasjonsrådet er et tverrfaglig porteføljeråd som løpende vurderer innspill og forslag til (digital) transformasjon i kommunen. Transformasjon innebærer endring i måten tjenestene leveres på og kan inneholde et element av digitalisering. Innovasjonsrådet vil gjennom utvelgelse av innspill sørge for korrekt strategisk retning i kommunens (digitale) transformasjon. 

Kommunedirektørene i deltakerkommunene tilstreber enighet om mandat for Innovasjonsrådet. 

5. Vedtak som vertskommunen skal underrette deltakerne om

Vertskommunen skal underrette samarbeidskommunene om vedtak som har stor økonomisk eller strukturell betydning. 

6. Økonomisk forpliktelse mellom vertskommunen og samarbeidskommunene

Deltakerkommunene dekker kostnadene ved vertskommunesamarbeidet ut fra tjenesteuttakprinsippet. Kommunedirektørene i deltakerkommunene tilstreber enighet om dette prinsippet. 

7. Avtaleendring

Endringer i denne avtalen skal vedtas av kommunestyrene selv i den enkelte deltakerkommune. 

8. Nye medlemmer i samarbeidet

Opptak av nye medlemmer i vertskommunesamarbeidet behandles som avtaleendring etter punkt 7.1. og krever godkjenning av kommunestyret selv i den enkelte deltakerkommune. 

9. Uttreden fra vertskommunesamarbeidet

En deltakerkommune kan tre ut av vertskommunesamarbeidet med minst ett års skriftlig forhåndsvarsel til de øvrige deltakerkommunene. Uttreden iverksettes fra første årsskifte etter utløpet av ettårsfristen. 

Uttredende kommune skal utløse sitt ansvar for sin andel av økonomiske forpliktelser under vertskommunesamarbeidet som er påløpt men ikke forfalt, herunder pensjonsforpliktelser. Det skal avtales nærmere hvordan oppgjøret skal gjennomføres. 

10. Oppløsning av vertskommunesamarbeidet

Vertskommunesamarbeidet kan avsluttes dersom deltakerkommunene er enige om det. Det enkelte kommunestyre selv må treffe vedtak om avslutning av samarbeidet. Oppløsningen iverksettes med virkning fra første årsskifte ett år etter at vertskommunesamarbeidet var besluttet oppløst av alle deltakerkommunene, med mindre deltakerkommunene avtaler annen iverksettelsestid.  

Deltakerkommunene skal utløse sitt ansvar for sin andel av økonomiske forpliktelser gjennom vertskommunesamarbeidet som er påløpt men ikke forfalt. Det skal avtales nærmere hvordan oppgjøret skal foretas. 

Ved oppløsning av vertskommunesamarbeidet har vertskommunen ansvaret for oppbevaring av arkiver etter vertskommunesamarbeidet. Arkivet skal oppbevares i samsvar med eventuelle særlige regler for slike arkiv. Hvis ikke særlige regler foreligger, gjelder de alminnelige reglene for oppbevaring av kommunens arkiv.

11. Tvisteløsning

Tvist i tilknytning til denne avtalen skal prinsipalt søkes løst i minnelighet.  Kommer ikke partene til enighet, skal tvisten avgjøres av tingretten i den rettskrets og med det rettssted som vertskommunen tilhører. 

12. Ikrafttredelse av avtalen

De enkelte kommunestyrene i alle deltakerkommunene skal selv vedta denne vertskommuneavtalen. Avtalen trer i kraft fra den 01.01.2023. 

13. Avtaleeksemplar

Denne avtalen utferdiges i fem eksemplarer, ett til hver av deltakerkommunene.