Organisering

Faggruppene er underlagt Bestillerutvalget og fungerer som rådgivere for ROR-IKTs tjeneste­utvikling.

ROR-IKTs daglige leder er deltakende i bestillerutvalget. ROR-IKTs rådgivere på tjenesteutvikling er med i faggruppene, som rapporterer til bestillerutvalget. Bestillerne i bestillerutvalget, kan velge å ha en digitaliseringsgruppe i sin respektive kommune.

Faggruppenes medlemmer utpekes av kommunene. Hver kommune samt ROR-IKT skal ha minimum én representant i hver faggruppe. Det er kommunenes ansvar å sørge for at kommunen er tilfredsstillende representert i alle faggrupper. Faggruppens leder skal velges blant en av kommunenes representanter. I tillegg skal det sitte én tillitsvalgt i hver faggruppe. Arbeidstakerorganisasjonene velger selv hvem som sitter i de ulike faggruppene.

Faggruppene er oppdragsgiver for utredninger, og har ansvar for og myndighet til å opprette arbeidsgrupper som vil utføre nødvendige oppgaver på vegne av faggruppen. Representanter i disse gruppene utnevnes av lederne i de ulike fagmiljøene i kommunene – eksempelvis av systemeier og/eller enhetsleder.

Kommunene skal ha følgende stemmevekt i faggruppens beslutninger: Aukra 1, Molde 1, Rauma 1 og Vestnes 1.

Bestiller i hver kommune kan velge å opprette en egen digitaliseringsgruppe for sin kommune, se for øvrig figur ovenfor.

Det skal gjennomføres regelmessige faggruppemøter etter behov - hyppigheten vurderes i den enkelte faggruppe. Hastesaker skal kunne behandles mellom møtene.

Oversikt over faggruppene

Faggruppene som rapporterer til bestillerutvalget er (fra venstre): Dokumentasjonsforvaltning, Helse og velferd, Lønn og personal, Microsoft 365 forvaltning, oppvekst og utdanning, Personvern og informasjonssikkerhet, portal og innbyggerdialog, Teknisk, og Økonomi

Deltakelse i faggruppene medfører et ansvar og det forventes at deltakerne bidrar aktivt i gruppens arbeid samt bistår med informasjonsspredning og koordinering av aktiviteter i egen kommune. Faggruppene har anledning til å kalle inn spesialistkompetanse ved behov eller etter tema.

Lederen i faggruppen sørger for å holde aktivitet i gruppen, samler inn forslag til og utarbeider agenda for faggruppemøtene, gjerne i samarbeid med ROR-IKTs rådgiver. Lederen er ansvarlig for å lede møtene og rapportere gruppens aktiviteter til Bestillerutvalget.

Kommunens medlem(mer) bør representere fagene, har ansvar for å sørge for koordinering internt i sin egen kommune og for å involvere de ulike fagmiljøene innenfor sitt eget faggruppeområde. Medlemmene må også sørge for at arbeidet i faggruppen henger sammen med egen kommunes digitaliseringsarbeid og prioriteringer.

ROR-IKTs rolle i faggruppene er å bidra til best mulig utnyttelse av systemer i samarbeid med systemansvarlig og faggruppen. I tillegg skal ROR-IKTs rådgiver sørge for at faggruppen er i virksomhet samt bidra med IKT-faglige vurderinger i faggruppens arbeid.

ROR-IKTs deltaker samarbeider tett med faggruppeleder, sørger for aktivitet i gruppen og bistår faggruppeleder aktivt med utarbeidelse av møteagenda og gjennomføring av møtene. Referatføring går på omgang i gruppen, men ferdigstilles av ROR-IKTs rådgiver.

De tillitsvalgte i faggruppene har et utvidet ansvar for informasjonsspredning på tvers av foreningene og på tvers av kommunene. Det vil være en fordel om tillitsvalgte har en tilknytning til faget som faggruppen har ansvar for. Tillitsvalgte har talerett men ikke stemmerett i faggruppen, se forøvrig punkt 6 nedenfor.

Mandat for faggruppene

1.    Bidra til utvikling av digitale (innbygger)tjenester for fagområdet

2.    Fremlegge utviklingsorienterte forslag vedrørende systemer, fellesløsninger, digitaliseringsinitiativ, organisering, kompetanseutvikling mv. for fagområdet til Bestillerutvalget

3.    Utarbeide og vedlikeholde framtidsplaner for tjenester/systemer under faggruppens ansvarsområde

4.    Ansvar for gjennomføring av utredninger, samt bidra i anskaffelsesprosesser og innføringsprosjekter

5.    Rapporterer om eget arbeid til Bestillerutvalg og andre faggrupper gjennom publisering på et felles Teams-område. Dette inkluderer bl.a. utredninger, iverksatte tiltak, beslutninger, innstillinger, rapporter, referater og annen statusinformasjon.

6.    Dersom faggruppen ikke kommer til enighet, skal saken løftes til Bestillerutvalget.

Godkjent av styret for ROR-IKT 14.04.2021 - sak PS-6/21